(2) Jelaskan mengapa kegagalan konversi sistem dapat terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem!

Suatu kesalahan/kegagalan dapat saja terjadi dan berakibat fatal pada organisasi ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Faktor manusia, proses dan teknologi adalah beberapa penyebabnya. Namun demikian, kebanyakan kegagalan justru terjadi bukan karena teknologinya, tetapi lebih kepada masalah selain teknologi. Beberapa penyebab suatu sistem baru gagal untuk diimplementasikan adalah:

1)    Minimnya integrasi program manajemen perubahan. Implementasi sistem teknologi informasi (TI) tentunya membutuhkan perubahan radikal, mulai dari pola pikir, cara kerja, sampai pada pelaksanaan rutinitas sehari-hari. Misalnya untuk membuat user kompatibel terhadap sistem kerja baru membutuhkan usaha yang lebih dari sekedar instalasi dan training teknis.

2)    Kegagalan menjabarkan business value. Kebanyakan implementator melakukan kesalahan yang paling mendasar, yaitu dalam mengimpementasikan sistem baru hanya melihat dari sisi teknologi saja. Kebanyakan dari mereka hanya menghabiskan waktu untuk membuat analisa, desain dan arsitektur tetapi lupa bahwa sistem baru dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah bisnis mereka. Jadi, sebaiknya perusahaan memulai dengan melihat masalah bisnisnya terlebih dulu.

3)    Meremehkan akibat yang ditimbulkan karena perubahan organisasi. Resisten terhadap perubahan merupakan faktor utama yang menggagalkan sebuah proyek, resistensi seringkali terjadi karena takut berubah dan menyesuaikan dengan sistem yang baru. Untuk mengatasinya perlu dibuat suatu rencana Manajemen Perubahan Organisasi (OCM).

4)    Kekurangan tenaga ahli. Dalam implementasi suatu sistem/teknologi baru dibutuhkan tenaga-tenaga yang ahli dibidangnya. Perusahaan biasanya tidak mempersiapkan tenaga tersebut dalam implementasi sistem barunya.

5)    Membiarkan vendor mengatur arsitektur bisnis perusahaan. Impementasi sistem baru sebaiknya tidak diserahkan sepenuhnya ke vendor, karena biar bagaimanapun perusahaan adalah yang paling memahami proses bisnis yang dijalaninya, sehingga akan sangat mungkin terjadi kekacauan apabila vendor yang memegang kendali terhadap perencanaan dan pengembangan aplikasi bisnis perusahaan. Partisipasi langsung end user dalam perencanaan dan pengembangan aplikasi bisnis perusahaan sangatlah penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan mereka.

6)    Kemampuan manajemen proyek yang lemah/buruk. Perusahaan tidak memperhatikan manajemen proyek sebagai sesuatu yang penting sehingga proses-proses implementasi sistem tidak mengacu standar manajemen proyek yang diawali dengan perencanaan. Di samping itu, kurangnya sumberdaya yang berdedikasi dan berkonsentrasi penuh sehingga kelanjutan implementasi sistem baru dapat tersendat.

7)    Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

8)    Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, mengubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan mengubah data biasanya diremehkan.

9)    Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adanya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan TI serta dapat membantu penyelesaian konflik-konflik.

10) Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target, terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, customisasi laporan dan biaya konsultan.

11) Evaluasi sistem informasi yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana sistem/teknologi informasi bekerja sampai mereka sepakat untuk menerapkannya.

Pengimplementasian sistem bisnis yang baru di perusahaan memerlukan suatu proses konversi. Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Metode konversi ini dapat mengurangi dampak dari pengenalan teknologi informasi baru di perusahaan. Empat bentuk utama konversi sistem informasi adalah :

1)    Konversi Sistem Secara Langsung

Disebut juga sbg Cold Turkey yaitu langsung menghentikan sistem lama dan menjalankan sistem baru. Konversi sistem ini dilakukan apabila : (1) Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali, (2) Sistem baru bersifat kecil/sederhana, (3) Tidak baru menggantikan sistem lain, dan (4) Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan sistem lama.

Kelebihan : biaya yang relatif tidak mahal

Kekurangan : resiko kegagalan yang tinggi

2)    Konversi Paralel

Sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan : pendekatan ini memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru.

Kekurangan : biaya besar untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3)    Konversi Phase-In (bertahap/modular)

Sistem baru diimplementasikan beberapa kali yang secara perlahan mengganti sistem yang lama. Konversi ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberi waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.

Kelebihan : kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas.

Kekurangan : biaya yang ditiadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4)    Konversi Pilot

Konversi ini mengsegmentasi organisasi yaitu hanya sebagian dari organisasi mencoba mengembangkan sistem baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot ini harus membuktikan di tempat pengujian tersebut.

Kelebihan: lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah dibanding metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan.

Kekurangan: membutuhkan area (sebagian) dari organisasi untuk uji coba.

REFERENSI

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth  edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

http://ekonomi.kompasiana.com/group/manajemen/2010/07/29/implementasi-it-koq-sering-gagal-ya/

http://rofiq.yuliardi.com/share/bergbagai-alasan-kenapa-gagal-mengimplementasi-soa/

http://www.intacsindo.com/art-2.html

sutedjo.staff.gunadarma.ac.id/…/files/…/System-ImplementationKonversi2.ppt


Posted in Sistem Informasi Manajemen by with 1 comment.
Skip to toolbar