(4) Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasis ERP. Jelaskan!

Menurut O’Brien dan Marakas (2010), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem lintas fungsional yang didukung oleh serangkaian modul perangkat lunak terintegrasi yang menyokong proses internal bisnis perusahaan. Contoh perangkat lunak ERP antara lain: SAP, PeopleSoft, Oracle, dan JDEdwards. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi yang bertujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan.

Terdapat beberapa manfaat atau keuntungan dari diterapkannya ERP di perusahaan, diantaranya adalah:

1)    Meningkatkan kualitas dan efisiensi dalam pelayanan, produksi, maupun distribusi perusahaan karena ERP mampu mengintegrasikan dan mengembangkan proses internal bisnis perusahaan.

2)    Menurunkan biaya seperti biaya transaksi, hardware, software, dan staf penyokong TI.

3)    Mendukung proses pengambilan keputusan, karena ERP dapat menyediakan informasi lintas fungsional dan kinerja bisnis kepada manajer yang membantunya dalam pengambilan keputusan penting perusahaan.

4)    Enterprise agility. Penerapan sistem ERP telh menjebol dinding fungsional dan departemental dari proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi. Hal ini menyebabkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan tugas pekerjaan menjadi lebih fleksibel dan adaptif.

Namun demikian, penerapan ERP di dalam suatu perusahaan sering menemui kendala yang berujung pada kegagalan implementasi ERP. Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1)    Manajemen perubahan dan training. Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

2)    To BPR or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem.

3)    Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

4)    Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

5)    Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

6)    Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

7)    Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

8)    Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

9)    Evaluasi software yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut ada dua cara yang disarankan, yaitu dengan melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah : (1) Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP; (2) Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut; dan (3) Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Implementasi ERP

Implementasi ERP lebih bersifat suatu perubahan proses bisnis dan budaya kerja. ERP memungkinkan perubahan struktur perusahaan dari functional oriented menjadi process oriented. Selain itu, Penerapan ERP di suatu perusahaan harus didukung oleh ketersediaan suatu aplikasi/teknologi terintegrasi yang dapat mendukung proses bisnis. Aplikasi ERP akan menjadikan perusahaan mampu beroperasi secara kolaboratif, value-add driven dalam moda real-time. Memang ERP tidak seumum perangkat lunak aplikasi seperti produk-produk dari Microsoft atau Lotus, maupun Linux, tapi kegunaannya lebih meluas yaitu suatu aplikasi client/server yang dipakai untuk mengelola proses suatu perusahaan secara keseluruhan, mulai dari financial & accounting, sales & distribution, inventory, product planning, hingga human resources.

Hampir seluruh data dan informasi yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan tersimpan dan diolah oleh perangkat lunak ERP ini. Tujuannya tak lain adalah untuk efisiensi dan transparansi, sehingga bila perlu adanya suatu konsolidasi data, maka tidak akan menimbulkan kesulitan dalam penggabungan informasi. Popularitas dari ERP ini mulai muncul sejak beberapa perusahaan memperoleh suatu keuntungan besar karena seluruh kegiatan mereka dapat diotomasi (lebih cepat dan efisien) melalui suatu proses pengolahan data yang akurat.

Dalam konsep tradisional, suatu perusahaan akan membentuk tim khusus untuk mengimplementasikan ERP. Para ahli yang diperlukan untuk menjalankan proyek implementasi tersebut sudah pasti melibatkan tenaga dari perusahaan itu sendiri dan dibantu oleh sejumlah tenaga ahli dari sebuah vendor berkapasitas teknologi informasi (TI) atau perusahaan konsultan TI. Setelah proyek dimulai, seluruh anggota tim proyek bekerja secara full-time hingga proyek tersebut selesai. Cara seperti di atas telah berjalan dengan baik di masa lalu, dan masih banyak diterapkan pula oleh berbagai organisasi.

Namun, ternyata dalam mengimplementasikan ERP software ini tetap ada kendalanya. Kendala utama adalah pada cakupan kerja software yang melingkupi segala proses bisnis atau aspek dari suatu perusahaan sehingga proses implementasi menjadi sangat kompleks. Di samping itu, implementasinya pun akan banyak memerlukan tenaga ahli, hingga mencapai puluhan hanya untuk satu proyek. Dapat disimpulkan bahwa implementasi ERP software ini akan memakan waktu dan biaya yang ternyata tidak terlalu murah sehingga biaya yang semula cukup rendah dapat membengkak di luar rencana investasi semula. Padahal kalau tidak diimplementasikan salah juga, karena bisa-bisa ketinggalan di bidang teknologi maupun proses.

Salah satu solusinya adalah dengan memanfaatkan jasa vendor/konsultan yang kompeten. Banyak keuntungan yang didapatkan oleh suatu perusahaan yang memanfaatkan jasa vendor/konsultan. Dalam menjalankan proyek, keuntungan yang diperoleh adalah dari segi kualitas dan kecepatan dalam melakukan pekerjaan karena vendor dilengkapi oleh tenaga ahli yang telah berpengalaman dan juga dilengkapi dengan tools, process standard, dan best practices; kualitas pekerjaan akan meningkat dan diselesaikan lebih cepat. Selain itu, perusahaan juga dapat mengurangi biaya implementasi.

REFERENSI

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

Surjotedjo, Hamidjojo. (2002). Implementasi Perangkat Lunak ERP. http://www.freelists.org/post/untirtanet/Implementasi-Perangkat-Lunak-ERP

http://www.intacsindo.com/art-2.html


Posted in Sistem Informasi Manajemen by with comments disabled.

Skip to toolbar